Por: Pedro Henrique Bezerra da Silveira e Yasmim Bezerra Oliveira Altoé

O que é Mapeamento de Processos?

Mapeamento de processos é o método de identificar, documentar e analisar os processos existentes em uma organização. Ele pode ser usado para uma ampla variedade de propósitos, sendo que os objetivos do mapeamento de processos mais comuns, e que são geralmente os principais gatilhos para a sua realização, são:

• Redução de custos;

• Aumento de eficiência;

• Padronização das atividades;

• Melhorias na qualidade do produto ou serviço.

Essa técnica é essencial para a gestão empresarial. Através dela, é possível identificar como as atividades são realizadas em uma empresa, bem como quem são os executores de cada uma dessas tarefas.

Com um mapeamento de processos é possível ter, não apenas uma análise crítica de todo processo, como também uma identificação de gargalos, desperdícios e oportunidades de melhoria em toda cadeia de trabalho.

Existem diferentes ferramentas utilizadas para o mapeamento de processos. Desde ferramentas de documentação como o Bizagi e o Draw.io. Quanto a ferramentas para identificar os gargalos dentro dos processos, é possível utilizar da metodologia do Diagrama de Ishikawa e da Análise SWOT, sendo as mais utilizadas para esse propósito.

Vantagens do Mapeamento nas empresas

Existem muitas vantagens em realizar o mapeamento de processos. As principais que levam as empresas a optarem por realizá-lo são:

• Identificação de gargalos: Permite identificar pontos de gargalo no processo, onde há atrasos ou atividades desnecessárias que podem ser eliminadas ou reduzidas.

• Redução de desperdícios: Ajuda a identificar desperdícios, como a utilização excessiva de recursos ou tempo desnecessário.

• Documentação dos processos: Consolida a execução dos processos, além de auxiliar no onboarding de um novo colaborador.

• Definição de indicadores: Possibilita o acompanhamento do progresso dos processos para melhoria dentro da organização.

• Identificação de oportunidades de melhoria: Ajuda a identificar oportunidades para melhorar a eficiência, qualidade e rentabilidade dos processos.

• Padronização das atividades: Permite consolidar o modelo de operação gerando uma assertividade na execução.

Quais são os passos para realizar um mapeamento?

Para realizar o mapeamento de processos, é necessário seguir alguns passos importantes para executá-lo da melhor forma e evitar erros em sua execução. Esses passos são:

1. Identificar o processo: O primeiro passo é identificar o processo que será mapeado. É importante definir claramente o escopo do processo e quais atividades serão incluídas no mapeamento.

2. Identificar os envolvidos: O próximo passo é identificar todas as pessoas que estão envolvidas no processo, incluindo os responsáveis pelas atividades e os departamentos que participam do processo.

3. Realizar a coleta de dados: A segunda etapa, a de realização da coleta de dados com os envolvidos, é a etapa chave para o mapeamento. Através da coleta, é possível entender não apenas como o processo é funciona, como também é possível compreender os detalhes que são específicos do processo para aquela empresa, sendo evidenciado problemas em sua execução, cuidados especiais que devem existir no dia a adia, bem como diversas outras características especiais.

4. Documentar o processo: O quarto passo é o de documentar o processo utilizando uma ferramenta adequada, como o fluxograma de processos, procedimento operacional padrão (POP) ou o mapa de processos. A escolha de qual ferramenta e de que tipo de mapeamento será utilizado vai depender da preferência de quem vai estar utilizando essas informações no dia a dia, bem como as preferências do cliente.

5. Analisar o processo: Após documentar o processo, é necessário analisá-lo para identificar gargalos, desperdícios e oportunidades de melhoria, bem como entender quais são os pontos de decisão de cada etapa e quais são os insumos necessários para entradas e saídas do processo.

6. Melhorar o processo: Por fim, é necessário acabar com os gargalos identificados na etapa anterior e implementar as melhorias necessárias para haver um aumento de eficiência, qualidade e rentabilidade do processo.

É importante perceber, e deve ser citado, que os problemas podem não ser informados na etapa de coleta e cabe à quem estará executando o mapeamento, o conhecimento e a análise crítica para identificar esses gargalos e os possíveis pontos de melhoria no processo como um todo.

Entregáveis de um projeto mapeamento de processos

Antes de ter a certeza se é necessário “fazer um mapeamento de processos” para resolver as dores da sua empresa, é importante ter uma ideia do que será feito nesse tipo de projeto e quais serão os entregáveis ao final desse período.

Tendo isso em vista, os principais entregáveis que podem estar contidas em um projeto de mapeamento de processos são:

• Modelagem AS IS: É um relatório completo e descritivo sobre os principais processos atuais, bem como as suas respectivas etapas e gargalos.

• Modelagem TO BE: Documento que contem todas as modelagens, atualizadas conforme a análise crítica dos consultores que executam o projeto, de modo a superar os problemas e padronizar os processos.

• Rotinas de Implementação: Documento que contem a descrição de cada rotina bem como o responsável por executar esta tarefa.

Conclusão

Em resumo, o mapeamento de processos é uma atividade crucial para a gestão empresarial, pois permite uma análise crítica e uma compreensão mais clara dos processos que ocorrem em uma organização.

Com as informações obtidas por meio do mapeamento de processos, é possível identificar gargalos, desperdícios e oportunidades de melhoria, o que pode resultar em um aumento da eficiência, qualidade e rentabilidade dos processos e do fluxo de trabalho dos funcionários.

Além disso, utilizando das ferramentas e técnicas adequadas, o mapeamento de processos pode ser uma ferramenta poderosa para promover uma melhora contínua de todas as atividades dos processos de negócio, impulsionando o sucesso empresarial e um maior controle sobre o negócio. Portanto, é fundamental que as empresas considerem o mapeamento de processos como uma parte essencial de sua estratégia de gestão empresarial.

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